Ich möchte Ihnen Kathrin vorstellen. Kathrin arbeitet in einem mittel­stän­di­schen Unter­nehmen namens Spectrum Inc und hat eine EDV-Abteilung, die aufgrund aktueller Rahmen­be­din­gungen und im Internet recher­chierter Infor­ma­tionen bei Microsoft „einen Plan gebucht hat“.

Jetzt ist bei Kathrin Teams instal­liert und startet jedes Mal, wenn der PC hochge­fahren ist. Sie hat auch schon einige Bespre­chungs­an­fragen bekommen, Ad-hoc Video-Telefonate geführt und gesehen, dass sich am linken Bildschirmrand offen­sichtlich neue Teams bilden – nahezu jeden Tag wächst die Liste. Ausserdem ist da von Kanälen die Rede.

Irgendwie findet sie die Benut­zer­ober­fläche auch verwirrend. Letztens hat sie auf eine Info gewartet und irgendwann bei dem Kollegen gefragt wo diese bleibt. Er sagte dann „das habe ich dir doch im Teams gesendet“. Bis sie es dann gefunden hatte, war die Info schon wieder hinfällig. Jetzt hatte sie also zum gleichen Thema zwei Orte, an denen Infor­ma­tionen abgelegt wurden. Das ärgerte sie, Teams sollte doch dabei helfen, Infor­ma­tionen zu organi­sieren und Inhalte überall auffindbar zu machen. Aber irgendwie klappte das bei ihr noch nicht.

Was Kathrin auch schon festge­stellt hat: Wenn das Netzwerk streikt, geht nichts. Teams sagt dann: Sie sind offline. Rien ne va plus, aus, vorbei. Keine Inhalte, keine Chats, keine Kanäle.

Nachdem Kathrin also die ersten Erfah­rungen gesammelt hat, wäre ihr eigent­liche eine Schulung ganz lieb. Leider gab es hierzu nur eine unver­bind­liche Info aus der EDV. „Die Appli­kation ist doch intuitiv“ – das half nicht wirklich weiter. Also gut – dann eben Selbst­studium im Home Office.

Begleiten Sie Kathrin auf ihrer Reise durch Teams und lernen Sie mit ihr Schritt für Schritt!

Das Geheimnis: Slash!

Kathrins Kollege Alfred arbeitet schon länger mit Microsoft Teams und hat sich zu einem betriebs­in­ternen Geheimtipp entwi­ckelt. Er sagt immer allen, die mit Fragen zum Thema Teams kommen: Hast du den Slash gefragt? Dabei lächelt er stets bedeu­tungsvoll. Als sie das erste Mal diese Antwort hörte, schaute sie ihn verdutzt an: „Den Slash?“ Alfred sagte: „Gib oben im Suchfeld den Slash ein. Dann weisst du, was ich meine. “

Gesagt, getan. Das Ergebnis ist überraschend:

Search in Teams

Auch wenn Kathrin im Moment noch nicht alles ganz genau zuordnen kann, so hilft dieser Tipp enorm bei der Struk­tu­rierung der von Teams verwal­teten Informationen.

Alfred hat Kathrin neben diesem Tipp aber auch eine kleine Dokumen­tation zum Einstieg in Teams und zur Klärung der Grund­be­griffe zur Verfügung gestellt, die sie nachfolgend gern teilt:

Der Zugriff: Teams-Versionen

Teams ist eine Online-Appli­kation. Das bedeutet, das sich sämtliche Inhalte in der Cloud, also in Microsoft 365 befinden. Es gibt zwar einen Desktop-Client, doch ist dieser ohne Cloud-Zugriff nutzlos.
Die aktuelle Desktop-Version und auch der Web-Login finden sich unter https://teams.microsoft.com/

Die Integra­ti­onsidee

Teams wird vielfach zur Chat- und Video­kom­mu­ni­kation genutzt. Aller­dings ist das Leistungs­spektrum so vielfältig, dass mit diesen beiden Funktionen nur ein Bruchteil der Fähig­keiten ausge­nutzt wird. Die Teams-Idee ist dabei, dass unter einem gemein­samen Dach eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung gestellt oder integriert werden kann, so dass Teams-Arbeits­be­reiche optimal entspre­chend der zu lösenden Aufgabe gestaltet werden können. Dabei können auch externe Anwen­dungen einge­bunden werden, an denen sich der Benutzer aber nicht mehr zusätzlich anmelden muss. Dadurch erscheint der jeweilige Teams-Arbeits­be­reiche als Ganzes.

Die Benut­zer­ober­fläche

Die Benut­zer­ober­fläche im Haupt­fenster (nachfolgend 4) unter­scheidet sich je nach ausge­wählter Applikation.

UserSurface

  • Die App-Navigation – Die App-Navigation am linken Bildschirmrand enthält Programme und Module. Diese werden durch den Benutzer zusam­men­ge­stellt oder durch den Adminis­trator vorgegeben.

  • Die Teams-Ansicht – Hier werden die Teams und die Kanäle darge­stellt. Microsoft Teams ermög­licht eine zweistufige Hierarchie. Die mit einem kleinen Quadrat gekenn­zeichnete Ebene ist das Team, die darunter liegenden Ebenen sind die Kanäle.

  • Die horizontale Navigation – In dieser Navigation wird die Funktio­na­lität zur Verfügung gestellt, welche die Arbeit des Teams techno­lo­gisch unter­stützt. Diese Menüein­träge können ähnlich der App-Navigation (1) erweitert und auf bestimmte Elemente (zum Beispiel eine Liste) einge­schränkt werden.

  • Der Arbeits­be­reich – Der Arbeits­be­reich ist die Haupt­an­sicht von Teams. Hier werden die Inhalte des jeweils ausge­wählten Bereichs / Menüpunktes darge­stellt. Dies sind zum Beispiel das Chat-Fenster oder die Video­an­sicht der Teilnehmer In Video-Anrufen, Kontakte oder die Übersicht von Elementen in verknüpften Appli­ka­tionen. In dieser Ansicht werden typischer­weise Daten erfasst, geändert oder gelöscht.

  • Die Suchleiste / die Program­mein­stel­lungen – Im Suchfeld wird die Volltext­suche in Teams gestartet. Es werden alle Inhalte angezeigt, die Teams zum erfassten Suchbe­griff findet. Sehr nützlich ist hier der Slash (/). Beim Erfassen öffnet sich ein Menü der verfüg­baren Suchbe­reiche (siehe Geschichte oben).

Glossar aller Teams-Begriffe:
Microsoft Teams: glossary of Teams terms – Content+Cloud (contentandcloud.com)