baliosoft AG https://www.baliosoft.biz/de/ together it works. Thu, 11 Mar 2021 09:42:45 +0000 de-DE hourly 1 https://wordpress.org/?v=6.1.1 MS Viva – Im Rhythmus der neuen Arbeitsweise https://www.baliosoft.biz/de/ms-viva-im-rhythmus-der-neuen-arbeitsweise/ https://www.baliosoft.biz/de/ms-viva-im-rhythmus-der-neuen-arbeitsweise/#respond Wed, 10 Mar 2021 08:38:10 +0000 https://www.baliosoft.biz/?p=3002 Wie? Was? Viva lebt wieder? Ich muss zugeben - meine spontane Assoziation mit Viva führt zum gleichnamigen Musiksender, den ich aber vor Jahren das letzte Mal angeschaut habe und der Ende 2018 eingestellt wurde, wie mir Wikipedia sagt. Hätte ich nicht gewusst. Ich bin aber auf der Suche nach etwas anderem. Wenn ich in [...]

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Wie? Was? Viva lebt wieder?

Ich muss zugeben – meine spontane Assoziation mit Viva führt zum gleichnamigen Musiksender, den ich aber vor Jahren das letzte Mal angeschaut habe und der Ende 2018 eingestellt wurde, wie mir Wikipedia sagt. Hätte ich nicht gewusst. Ich bin aber auf der Suche nach etwas anderem. Wenn ich in meiner Lieblingssuchmaschine Viva eingebe, ist der Sender trotz Einstellung immer noch ganz oben auf der Trefferliste. Knapp dahinter liegt aber Viva aus Redmond – die neue Plattform von Microsoft, die zum de-facto-Standard eines Marktsegments werden soll, der mit EPX abgekürzt und als Employee Experience Program bezeichnet wird. Das möchte ich mir heute näher anschauen.

Microsoft bietet eine 30-minütige Einführung ins Thema auf der Viva-Startseite an: (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-viva/overview). Okay, diese 30 Minuten investiere ich. Time for the Viva Show!

Working from home or sleeping at work?

Die Einführungsfrage zum Thema Remote-Arbeit finde ich gelungen. Das hybride Arbeiten hat viele Menschen im Griff, die Grenzen zwischen Arbeitsplatz und dem Zuhause verschwimmen. Statt Fahrzeit hat man mehr Arbeitszeit zur Verfügung, reale Teams weichen virtuellen und Meetings werden zeitlich hauteng aneinander genäht, denn man muss ja nicht mehr aus Besprechungsraum Helsinki im 3. OG im Gebäude 9 in den Raum Mailand in Gebäude 1 ins Kellergeschoss. Wir verlassen eine Konferenz mit den Worten „entschuldigt, ich muss ins nächste Meeting“ und hüpfen in den nächsten virtuellen Raum, wo wir uns wieder entschuldigen und brav „Hallo“ und ein paar Worte mehr sagen. Kurz darauf schreibt dann mindestens ein Teilnehmer in den Chat, dass unser Mikrofon stummgeschaltet ist.

Dies bringt uns zurück zum Video, zum Thema Zusammenarbeit. Dies ist neben den Themen Lernen und Wohlbefinden zentraler Fokus von Viva. Die Basis bildet hier Teams, das am schnellsten wachsende und zentrale Zugpferd von Microsoft 365. Viva möchte also diese Komponenten nicht nur in eine gemeinsame Plattform bringen, sondern die Funktionaliät auch möglichst vernetzen. Denkbare Kombinationen sind also Neues lernen beim Arbeiten, von anderen Lernen beim Zusammenarbeiten, neues Wissen erschliessen durch integriertes Lernen, bei allem Arbeiten das Wohlbefinden nicht vergessen und auch mal Pause machen.

Schöne neue Welt?

Nun ja, ich denke das muss jeder für sich entscheiden (dürfen). Wenn wir mit Microsoft 365 arbeiten, weiss Microsoft einfach verdammt viel von uns. Wann wir arbeiten, was wir machen, wonach wir suchen, was wir schreiben und lesen, solange es nur in diesem virtuellen Universum passiert. Um eine Plattform wie Viva bereitstellen zu können und mit der Zeit sehr präzise Informationen an den Benutzer liefern zu können, muss sich daher einfach bewusst sein, dass Nutzungs- und Verwendungsdaten durch Microsoft analysiert werden. Dies hat in der Vergangenheit bereits die Datenschützer auf den Plan gerufen und dazu geführt, dass M365 als nicht datenschutzkonform eingestuft worden ist.

DSGVO und Office 365 – was bedeutet dies für Unternehmen? (anwalt.de)

Vier gewinnt? oder Was gehört nun zu Viva?

Im Kontext der ersten Videosequenz werden die 4 Komponenten herausgearbeitet:

Viva Connections
Der Zugriff auf interne Kommunikation und Ressourcen mittels Teams-App

Viva Insights
Die Abbildung des persönlichen Nutzerverhaltens, die Microsoft 365 Nutzer schon in Form der MyAnalytics Mails kennen lernen konnten

Viva Learning
Zur Integration von Schulungsinhalten und zur Unterstützung eines permanenten Lernprozesses, begonnen mit dem Onboarding

Viva Topics
Eine Wissensdatenbank, die zu einem bestimmten Begriff entsprechende Inhalte aus dem Unternehmensuniversum listet

Zurück im Viva-Fernsehstudio: Für wen ist Viva?

Also doch. Viva TV is back. Microsoft stellt in der Folgesequenz in einem virtuellen Fernsehstudio einige Anwendungsfälle bei ausschliesslich grossen Unternehmen vor, welche die Positionierung von Viva verdeutlichen oder schon länger im Umfeld EPX tätig sind, beziehungsweise lässt Experten zum Thema zu Wort kommen.

Auch preislich adressiert Microsoft hier wohl eher die grösseren Unternehmen, vorzugsweise mit einem E5 Plan und verlangt für Viva aktuell 5 EUR oben drauf pro Monat und Benutzer.

Das Marktsegment EPX ist nach eigener Formulierung von Microsoft noch stark fragmentiert. Unternehmen, welche sehr stark in der Personalentwicklung engagiert sind, finden in Viva Ansätze zur Verbesserung der Integration von Tools und Know How. Die Bewertung des jeweiligen Nutzens muss dabei individuell erfolgen. Aktuell wird die Plattform durch Microsoft auch stark vorangetrieben, so dass sich neue interessante Möglichkeiten ergeben können.

Wie integriere ich eigentlich Mitarbeiter ohne Computerarbeitsplatz?

Auf diese Frage habe ich in den ganzen 30 Minuten keine Antwort gefunden. Es wird zwar immer wieder von Shop-Workern gesprochen, aber wie transportiere ich die Informationen dort hin, wie bringe ich Viva (das Leben!) zu ihnen? Da werde ich wohl noch forschen müssen. Andererseits muss ich auch nicht zu tief graben, denn diese Themen haben wir mit den baliosoft-Produkten gut abgedeckt. Mitarbeiter-App, Anzeigenbildschirme, sowie bs one: portal und bs one: workplace bringen Informationen ebenfalls sozusagen mitten ins (Arbeits-)Leben.

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SharePoint – Synchronisierung https://www.baliosoft.biz/de/ms-sharepoint-synchronisierung/ https://www.baliosoft.biz/de/ms-sharepoint-synchronisierung/#respond Thu, 25 Feb 2021 11:13:05 +0000 https://www.baliosoft.biz/?p=2911 Eine zuverlässige/konsistente Synchronisierung mit Metadaten und nützlichen Zusatzfunktionen (z.B. Email-Archivierung aus Outlook in die SharePoint Bibliothek) erhalten Sie über ein Drittanbietertool. Wir könnten durch Systempartnerschaften eine Demo zeigen, falls Sie hier Interesse haben. Wenn eine Deaktivierung gewünscht ist, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1) Die Deaktivierung der Synchronisierung auf Ebene der Dokumentenbibliothek erreichen [...]

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Eine zuverlässige/konsistente Synchronisierung mit Metadaten und nützlichen Zusatzfunktionen (z.B. Email-Archivierung aus Outlook in die SharePoint Bibliothek) erhalten Sie über ein Drittanbietertool.
Wir könnten durch Systempartnerschaften eine Demo zeigen, falls Sie hier Interesse haben.

Wenn eine Deaktivierung gewünscht ist, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1) Die Deaktivierung der Synchronisierung auf Ebene der Dokumentenbibliothek erreichen Sie über die Bibliothekseinstellungen:

Sync

Klicken Sie auf „Erweiterte Einstellungen“:

Erw.Einstellung

Wählen Sie für „Verfügbarkeit des Offlineclients“: Nein

VerfügbarkeitOffline

Wählen Sie anschliessend am Ende der Liste OK.

2) Soll die Synchronisierung für alle Bibliotheken in der Website deaktiviert werden, lässt sich dies über die Websiteeinstellungen steuern:

Wählen Sie Einstellungen und dann Websiteinformationen, anschliessend auf Alle Websiteeinstellungen anzeigen:

Websiteinformationen
Websiteeinstellungen

Im Bereich Suchen finden Sie den Punkt Suche und Offlineverfügbarkeit:

SucheOfflineVerfügbarkeit

Deaktivieren Sie hier ebenfalls die Option für das Herunterladen auf Offlineclients:

Herunterladen

3) Möchten Sie das Synchronisieren mit OneDrive generell vermeiden, gehen Sie in die M365 Administration.

Wählen Sie Alle Admin Center und dann OneDrive:

AdminCenter
OneDrive

Wählen Sie den ersten Punkt ab (Show the Sync button…):

SyncOneDrive

Diese Einstellung wird global gesetzt und wirkt sich erst nach einigen Stunden aus.

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Teams – Der Einstieg https://www.baliosoft.biz/de/teams-der-einstieg/ https://www.baliosoft.biz/de/teams-der-einstieg/#respond Thu, 25 Feb 2021 10:00:25 +0000 https://www.baliosoft.biz/?p=2857 Ich möchte Ihnen Kathrin vorstellen. Kathrin arbeitet in einem mittelständischen Unternehmen namens Spectrum Inc und hat eine EDV-Abteilung, die aufgrund aktueller Rahmenbedingungen und im Internet recherchierter Informationen bei Microsoft "einen Plan gebucht hat". Jetzt ist bei Kathrin Teams installiert und startet jedes Mal, wenn der PC hochgefahren ist. Sie hat auch schon einige Besprechungsanfragen [...]

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Ich möchte Ihnen Kathrin vorstellen. Kathrin arbeitet in einem mittelständischen Unternehmen namens Spectrum Inc und hat eine EDV-Abteilung, die aufgrund aktueller Rahmenbedingungen und im Internet recherchierter Informationen bei Microsoft „einen Plan gebucht hat“.

Jetzt ist bei Kathrin Teams installiert und startet jedes Mal, wenn der PC hochgefahren ist. Sie hat auch schon einige Besprechungsanfragen bekommen, Ad-hoc Video-Telefonate geführt und gesehen, dass sich am linken Bildschirmrand offensichtlich neue Teams bilden – nahezu jeden Tag wächst die Liste. Ausserdem ist da von Kanälen die Rede.

Irgendwie findet sie die Benutzeroberfläche auch verwirrend. Letztens hat sie auf eine Info gewartet und irgendwann bei dem Kollegen gefragt wo diese bleibt. Er sagte dann „das habe ich dir doch im Teams gesendet“. Bis sie es dann gefunden hatte, war die Info schon wieder hinfällig. Jetzt hatte sie also zum gleichen Thema zwei Orte, an denen Informationen abgelegt wurden. Das ärgerte sie, Teams sollte doch dabei helfen, Informationen zu organisieren und Inhalte überall auffindbar zu machen. Aber irgendwie klappte das bei ihr noch nicht.

Was Kathrin auch schon festgestellt hat: Wenn das Netzwerk streikt, geht nichts. Teams sagt dann: Sie sind offline. Rien ne va plus, aus, vorbei. Keine Inhalte, keine Chats, keine Kanäle.

Nachdem Kathrin also die ersten Erfahrungen gesammelt hat, wäre ihr eigentliche eine Schulung ganz lieb. Leider gab es hierzu nur eine unverbindliche Info aus der EDV. „Die Applikation ist doch intuitiv“ – das half nicht wirklich weiter. Also gut – dann eben Selbststudium im Home Office.

Begleiten Sie Kathrin auf ihrer Reise durch Teams und lernen Sie mit ihr Schritt für Schritt!

Das Geheimnis: Slash!

Kathrins Kollege Alfred arbeitet schon länger mit Microsoft Teams und hat sich zu einem betriebsinternen Geheimtipp entwickelt. Er sagt immer allen, die mit Fragen zum Thema Teams kommen: Hast du den Slash gefragt? Dabei lächelt er stets bedeutungsvoll. Als sie das erste Mal diese Antwort hörte, schaute sie ihn verdutzt an: „Den Slash?“ Alfred sagte: „Gib oben im Suchfeld den Slash ein. Dann weisst du, was ich meine. “

Gesagt, getan. Das Ergebnis ist überraschend:

Search in Teams

Auch wenn Kathrin im Moment noch nicht alles ganz genau zuordnen kann, so hilft dieser Tipp enorm bei der Strukturierung der von Teams verwalteten Informationen.

Alfred hat Kathrin neben diesem Tipp aber auch eine kleine Dokumentation zum Einstieg in Teams und zur Klärung der Grundbegriffe zur Verfügung gestellt, die sie nachfolgend gern teilt:

Der Zugriff: Teams-Versionen

Teams ist eine Online-Applikation. Das bedeutet, das sich sämtliche Inhalte in der Cloud, also in Microsoft 365 befinden. Es gibt zwar einen Desktop-Client, doch ist dieser ohne Cloud-Zugriff nutzlos.
Die aktuelle Desktop-Version und auch der Web-Login finden sich unter https://teams.microsoft.com/

Die Integrationsidee

Teams wird vielfach zur Chat- und Videokommunikation genutzt. Allerdings ist das Leistungsspektrum so vielfältig, dass mit diesen beiden Funktionen nur ein Bruchteil der Fähigkeiten ausgenutzt wird. Die Teams-Idee ist dabei, dass unter einem gemeinsamen Dach eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung gestellt oder integriert werden kann, so dass Teams-Arbeitsbereiche optimal entsprechend der zu lösenden Aufgabe gestaltet werden können. Dabei können auch externe Anwendungen eingebunden werden, an denen sich der Benutzer aber nicht mehr zusätzlich anmelden muss. Dadurch erscheint der jeweilige Teams-Arbeitsbereiche als Ganzes.

Die Benutzeroberfläche

Die Benutzeroberfläche im Hauptfenster (nachfolgend 4) unterscheidet sich je nach ausgewählter Applikation.

UserSurface
  • Die App-Navigation – Die App-Navigation am linken Bildschirmrand enthält Programme und Module. Diese werden durch den Benutzer zusammengestellt oder durch den Administrator vorgegeben.

  • Die Teams-Ansicht – Hier werden die Teams und die Kanäle dargestellt. Microsoft Teams ermöglicht eine zweistufige Hierarchie. Die mit einem kleinen Quadrat gekennzeichnete Ebene ist das Team, die darunter liegenden Ebenen sind die Kanäle.

  • Die horizontale Navigation – In dieser Navigation wird die Funktionalität zur Verfügung gestellt, welche die Arbeit des Teams technologisch unterstützt. Diese Menüeinträge können ähnlich der App-Navigation (1) erweitert und auf bestimmte Elemente (zum Beispiel eine Liste) eingeschränkt werden.

  • Der Arbeitsbereich – Der Arbeitsbereich ist die Hauptansicht von Teams. Hier werden die Inhalte des jeweils ausgewählten Bereichs / Menüpunktes dargestellt. Dies sind zum Beispiel das Chat-Fenster oder die Videoansicht der Teilnehmer In Video-Anrufen, Kontakte oder die Übersicht von Elementen in verknüpften Applikationen. In dieser Ansicht werden typischerweise Daten erfasst, geändert oder gelöscht.

  • Die Suchleiste / die Programmeinstellungen – Im Suchfeld wird die Volltextsuche in Teams gestartet. Es werden alle Inhalte angezeigt, die Teams zum erfassten Suchbegriff findet. Sehr nützlich ist hier der Slash (/). Beim Erfassen öffnet sich ein Menü der verfügbaren Suchbereiche (siehe Geschichte oben).

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