Digitalisierung & Cloud machen vor
Pflege-Unternehmen nicht halt
Ohne Fileserver-Analyse und bs one: workplace von baliosoft wäre das Projekt in dem ambitionierten Zeitrahmen nicht umsetzbar gewesen. Uns fehlt die Expertise und wir hätten den mittelfristigen Nutzen der Cloud-Migration nicht ausgeschöpft. Mit der jetzigen Umgebung sind wir gut für die Zukunft aufgestellt und setzen bei der Weiterentwicklung natürlich auf die Zusammenarbeit mit baliosoft.
Emvia Living GmbH, Hamburg/DE
EMVIA LIVING steht für sichere, würdevolle und hochwertige Pflege sowie Lebensfreude, Geborgenheit und Gemeinschaft. Das setzen rd. 4300 Mitarbeiter in 52 Pflegeeinrichtungen konsequent um. Für die dafür notwendige IT sorgt ein kleines IT-Team zusammen mit synaforce als IT-Infrastruktur-Provider.
EMVIA optimiert standortübergreifende Zusammenarbeit mit
MS365 & bs one: workplace
Kein Zurück zur „Grünen Wiese“, aber …
Mit bs one erfolgreich für die Cloud aufgestellt
Wer mit Computern arbeitet, weiß: Man verliert im Datei-Manager schnell die Übersicht, wenn man nicht systematisch für Ordnung sorgt. In Unternehmen wie EMVIA, wo mehr als 1.500 Mitarbeiter über IT-Zugriff verfügen, entwickeln sich Dokumenten-Strukturen oft sehr unübersichtlich.
Als das Controlling ein Sharing-System für bessere dokumentenbasierte Zusammenarbeit benötigte, war IT-Leiter Michael Meyer bewusst, dass es nicht zu einem 1:1‑Umstieg kommen dürfe. Vom Fileserver in die Cloud zu migrieren, bietet Chancen, sich von gewachsenen Altlasten zu befreien.
Als die Entscheidung auf MS365 gefallen war, wandte er sich auf Empfehlung von synaforce an baliosoft. Die Sharepoint-Expertise und bs one, der MS365-basierte Arbeitsplatz, der Aufgaben, Projekte und Maßnahmen aus allen Systemen konsolidiert, überzeugten.
Fileserver-Analyse mit Überraschungen
Im ersten Schritt wurde anhand des baliosoft-Leitfadens ein Sicherheitskonzept für cloud-basierte Systeme umgesetzt, sodass sicheres Arbeiten auch in Zukunft gewährleistet war. Parallel dazu begann man mit der Analyse der Ordner- und Dokumentenstrukturen, die zunächst keine Überraschung bot. Knapp 135.000 Duplikate und Ordnerhierarchien bis Ebene 24 waren bei rund 1 Million Dokumente verteilt über 52 Standorte nicht wirklich ungewöhnlich. Die Reduktion von Duplikaten, veralteter und ungenutzter Dateien ist eines der primären Analyse-Resultate.
Die Auswertungen zeigten jedoch, dass für die Ablage in der Cloud eine Restrukturierung sinnvoll erschien, um Derartiges zukünftig zu vermeiden. Statt wie bisher abteilungsbezogene Strukturen als bs one workspaces aufzubauen, empfahl baliosoft eine standortorientierte Strukturierung. Der Vorschlag bereitete Michael Meyer zunächst Kopfzerbrechen, er erkannte aber sehr schnell den Kernvorteil: „Standortbezogene Workspaces stärken den Kooperationsgedanken.“
Erfolgreiche Umsetzung
In mehreren Pilotprojekten wurden mögliche Ansätze evaluiert und es zeigte sich, dass eine Kombination die beste Lösung darstellte. Die Ergebnisse wurden dem Management präsentiert und alle stimmten der neuen Vorgehensweise zu.
Daraufhin wurden die Strukturen aufgebaut, themenbezogene Ordner angelegt, das Metadatenkonzept verabschiedet, das Mapping und dann die Migration durchgeführt.
Seit August 2025 ist MS365 mit Sharepoint als zentraler Plattform und bs one: workplace als Oberfläche der Arbeitsprozesse live. Noch haben nicht alle Mitarbeiter den Umstieg auf MS365 vollzogen. Mit Bestpractice-Beispielen sorgen IT und Controlling aktuell dafür, dass die Vorteile der Umgebung allen zugutekommen.
„Dank Verschlagwortung und Vollindizierung hat sich die Dokumentensuche massiv beschleunigt. Das Anlegen neuer Strukturen, inklusive aller Berechtigungen, geht im digitalen Arbeitsplatz dank der Standards in bs one per Knopfdruck. Und man kann endlich ohne Fehlermeldung gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Wir werden den Einsatz von bs one jetzt mit baliosoft weiter vorantreiben“, fasst Michael Meyer seine Erfahrungen zusammen.