Synaforce & baliosoft – langjährige Partnerschaft mit Handschlagqualität
Die Zusammenarbeit begann vor Firmengründung, als der heutige Geschäftsführer von baliosoft 2002 noch als freier Berater für Microsoft tätig war. Seitdem betreuen Hardy Schett und seine Mitarbeiter die Synaforce, wenn es um Prozessoptimierung mithilfe von Content Management und Kollaboration mit MS-Technologie geht.
baliosoft betreut dabei nicht nur Kunden von Synaforce, sondern verantwortet auch die Realisierung der zentralen Plattform für Informationsaustausch, Organisation und Projektsteuerung bei Synaforce intern. Dabei kommen bs one: portal, bs one: workplace, bs one: directory und bs one: companion zum Einsatz. Diese Plattform wurde zunächst aus Datenschutzgründen hybrid betrieben, am 15.11.2022 erfolgte der Go-life für die Nutzung in der Cloud.
Aufgrund der langjährigen Erfahrungen kennt man bei baliosoft die Stärken, aber auch Schwächen der Microsoft-Technologie sehr genau. SharePoint ist optimal in die MS-Welt integriert, deckt aber nur rund 50 % unserer Anforderungen ab. Mit bs one wird der Funktionsumfang von SharePoint komplettiert, sodass wir schnell, mit wenig Aufwand und ohne Schnittstellenprobleme wesentliche Arbeitsprozesse digital abbilden konnten.
Synaforce GmbH, Hofkirchen/DE
Synaforce ist einer der führenden IT-Dienstleister und Full Managed Service Provider Deutschlands bei Private, Public & Hybrid Cloud, Mobility, Collaboration, SAP-Hosting und Compliance. Seit 1992 betreut man europaweit Kunden und arbeitet mit globalen Hersteller- & Systemhaus-Partnern zusammen.
bs one & SharePoint im Einsatz bei der Daueraufgabe Optimierung
Digitalisierung der Arbeitsprozesse bis zum Handy
Nicht nur Kunden der Synaforce profitieren von den Möglichkeiten, die SharePoint durch die baliosoft-Entwicklungen in der Prozessoptimierung bietet. Mithilfe von bs one: portal, workplace, directory und companion sorgt man für eine sukzessive Digitalisierung der eigenen Arbeitsprozesse.
Der primäre Einsatz lag in der Strukturierung unstrukturierter Daten. Die Ablage von Informationen in komplexen Projekten führt oft dazu, dass Wesentliches unauffindbar ist. Das ganze Unternehmen wurde daher mit Hierarchien und Abteilungen in bs one abgebildet. Sind alle Daten den Strukturen zugeordnet – ein Prozess, der kurz vor Abschluss steht –, wird auf die Nutzung von Dateisystemen verzichtet. Parallel dazu wird alles, was papierbasiert abgewickelt wurde, zukünftig auf bs one umgestellt. Sukzessive wird Formular für Formular umgesetzt.
bs one: companion
Das Synaforce-Informationsportal steht aktuell nur Mitarbeitern intern zur Verfügung. Dabei dient es als Mitarbeiterinformationssystem, wobei die einzelnen Mitarbeiter dank bs one: companion in der App genau die für sie relevanten Informationen in einer eigenen View erhalten. Ob Aufgaben aus Kundenprojekten, interne Aufgaben oder Firmenfeste: Dank digitalem Arbeitsplatz am Handy wird aufwändige Suche vermieden, jeder weiss, was er zu tun hat, und ist immer auf dem neuesten Stand.
Kunden & Lieferanten profitieren
Geplant ist, das Portal in Richtung Kundenkommunikation weiterzuentwickeln. Ob für eigenständige Terminvereinbarungen, als Besucherbuch zwecks Besucheranmeldung oder auch Onboarding-Prozesse für Kunden – die bs one Module bieten zahlreiche Optionen, die Zusammenarbeit mit Kunden effizienter zu gestalten.
In kleineren Projekten bereits erfolgreich etabliert – die komplette Projektsteuerung mit Kunden und Lieferanten in bs one: workplace soll in allen Projekten Standard werden. Das ist bei zeitaufwändigen Onboarding-Prozessen von Hosting-Kunden, die häufig Laufzeiten von einem Jahr und mehr haben, besonders nützlich.
Von der Anfrage der Interessenten über erste Termine, Kickoff-Meetings, in denen die Anforderungen festgestellt werden, Datenübermittlung bis hin zur Angebotserstellung vergehen oft Monate. Angebotsanpassungen sind fast die Regel, weil sich durch die Gespräche Sonderwünsche ergeben, die nicht kommuniziert wurden. Parallel zur Vertragserstellung durch Anwälte wird die Transitionsplanung durchgeführt. In dieser Zeit fallen Hunderte von Mails an, unzählige Dokumente werden ausgetauscht und verschiedenste Aufgaben sind zu erledigen. Bisher war es kaum möglich, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Durch bs one: portal und workplace stehen diese Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung.
Auch Projekte mit Lieferanten werden mit bs one abgewickelt. Ob Zertifizierungen, die Abwicklung von Störmeldungen oder Beschaffung von Fördergeldern, interne oder externe Projekte: Überall dort, wo Informationsaustausch unverzichtbar ist und viele Aufgaben anfallen, hat sich bs one bei Synaforce erfolgreich etabliert.