sonnen GmbH vereinheitlicht
Vertragsmanagement mit
bs one: contract
Erfolgreiche Harmonisierung von IT-Systemen sorgt für Compliance und Effizienz in den Prozessen
Eine Entwicklung vom kleinen Start-up zum international erfolgreichen Unternehmen mit über 1300 Mitarbeitern hat ganz eigene Herausforderungen. Organisch gewachsene Lösungen müssen nach und nach unternehmensweit vereinheitlicht werden, nicht zuletzt, um gesetzliche Vorgaben effizient erfüllen zu können. Mit dem Dokumentenmanagement und den Workflows, die dem Produkt bs one: contract zugrunde liegen, ist sonnen bei der Harmonisierung – dank nahtloser Integration mit MS 365 und insbesondere MS SharePoint – einen wichtigen Schritt weitergekommen. Das Pilotprojekt, in dem Vertragsmanagement für das Personalwesen, die Rechtsabteilung und den Einkauf vereinheitlicht wurden, konnte in Zeit und Budget abgeschlossen werden und steht ab Januar 2025 allen Anwendern zur Verfügung.
Unser dynamisches Wachstum hat eigene Herausforderungen, da es dazu führte, dass jede Abteilung eigene, speziell auf sie zugeschnittene Konzepte realisiert hat. Das erschwert u.a. die Zertifizierung nach ISO27001. Die Vereinheitlichung und Automatisierung von Prozessen mit bs one als zentralem Dokumentenmanagement, integriert in MS SharePoint, spart Zeit und Kosten und vereinfacht den Arbeitsalltag.
sonnen GmbH, Wildpoldsried/DE
Gegründet 2010 zählt sonnen heute zu einem der weltweit führenden Hersteller intelligenter Stromspeicher und wurde mehrfach für Innovationskraft und Wachstum ausgezeichnet. An sechs Standorten in Deutschland, Italien, Großbritannien, den USA und Australien beschäftigt das Unternehmen über 1300 Mitarbeiter.
bs one & SharePoint im Einsatz bei der Daueraufgabe Optimierung
Standardisierung mit Dokumentenmanagement
Neue Anwendung de facto ohne Schulungsbedarf eingeführt
Vereinheitlichung gehört bei sonnen aktuell zu den priorisierten Themen. Das hat wirtschaftlich Gründe – Wartung und Weiterentwicklung ähnlicher Systeme ist ineffizient –, ist aber auch für die Einführung eines ISMS auf Basis ISO27001 unverzichtbar. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie z.B. NIS‑2 muss nachweisbar sein, was definierte Prozesse und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) voraussetzt.
Die Entscheidung für bs one als DMS fiel bei sonnen nach Vergleich verschiedener Lösungen aus mehreren Gründen. Die vorgestellte Lösung, die Möglichkeiten der Module, der Preis sowie die räumliche Nähe zur Unternehmenszentrale waren als Gesamtpaket überzeugend. Auch hatte man baliosoft bereits in einem Dienstleistungsprojekt schätzen gelernt, bei dem es um Einführung von Vorlagen und Regeln für den Einsatz von MS Teams ging.
Benutzerfreundlicher Vertragsprozess für alle Anwendungsfälle
Beim DMS-Pilotprojekt legte man bei sonnen den Fokus auf Vertragsmanagement (VM) für die Abteilungen HR, Legal und Procurement, deren Anwendungsfälle sich deutlich unterscheiden. Im Personalwesen werden darin aktuell Rahmenverträge, Bonusmitgliedschaften und andere allgemeine Vergünstigungen für die Mitarbeiter verwaltet, der Einkauf administriert die vielfältigen Verträge mit Lieferanten, die von Material für Forschung und Produktion über Dienstleister bis hin zur Software-Beschaffung reichen. In der Rechtsabteilung spielt die Nachvollziehbarkeit von AGBs und weiteren Erklärungen in der Kommunikation mit Geschäftspartnern und insbesondere Kunden die größte Rolle.
Trotz aller Unterschiedlichkeit ist das Vertragsmanagement einheitlich aufgebaut. Ein neuer Vertrag wird im System per Knopfdruck angelegt, das Formular ausgefüllt und sämtliche vertragsrelevanten Dokumente – ob PDF, Word, PowerPoint … – werden angehängt. Alles wird automatisch archiviert.
„Vordergründig bietet das Vertragsmanagement eine einfach zu bedienende Oberfläche, die die Navigation zu den Daten, die im MS SharePoint integriert sind, sehr einfach macht. Den Rest erledigt bs one im Hintergrund. Über Kündigungstermine oder notwendige Vertragsverlängerungen wird der Anwender automatisch informiert“, erzählt Jürgen Frankenberger. „Mehr als ein kurzes Life-Coaching am Bildschirm war nicht notwendig, so einfach sollte das immer sein.“
Die nächsten Schritte
Die Anforderungen von Energy Operations wurden bereits aufgenommen und ein Konzept zur Umsetzung erarbeitet. Weitere Abteilungen sollen folgen.
Auch wird diskutiert, bs one workspace zu nutzen, um die Dokumentenablage bei Lieferanten durch sogenannte Lieferanten-Arbeitsbereiche zu optimieren. Dafür werden ebenfalls Daten aus dem SAP-Lieferantenstamm automatisch übernommen, sodass alle Informationen zu einem Lieferanten aus allen Abteilungen zentral zur Verfügung stehen, wobei der Zugriff gemäß Berechtigungen kontrolliert wird.
„Ich habe die authentische Kommunikation auf Augenhöhe und die Flexibilität in der Zusammenarbeit sehr zu schätzen gelernt“, freut sich Jürgen Frankenberger auf die neuen Projekte.