bs one – „Single Point of Truth“ für hochpräzise Maschinenbauprojekte bei LT Ultra
Die Lösungen, die die bs one Produktfamilie für Microsoft 365 mit SharePoint bietet, und die fundierte Expertise von baliosoft haben uns den unvermeidbaren Umstieg aus der Explorer-Welt in die SharePoint-Welt enorm vereinfacht. Gerade mittelständische Unternehmen mit kleiner IT-Abteilung müssen dank baliosoft das Rad nicht neu erfinden, sondern können auf erprobte und anpassbare Applikationen zugreifen.
LT Ultra Precision Technology GmbH
Seit Gründung 1995 hat sich LT Ultra mit rd. 150 Mitarbeitern zu einem der weltweit führenden Unternehmen in der Ultrapräzisionstechnik entwickelt. In der UP-Technik werden u.a. Ultrapräzisionsmaschinen konzipiert und gefertigt. Darüber hinaus bietet man Lohnfertigung für Metalloptik, UP-Bauteile & Werkzeuge an.
Durchgängiges Projektmanagement für alle im Team – von der Projektankündigung bis zum Abschluss!
Hochkomplexe Maschinenbauprojekte mit anspruchsvollen Dokumentationsvorgaben, Realisierungszeiten von ein bis drei Jahren, an deren Entwicklung zwischen 5 und 30 Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt sind, die im gleichen Zeitraum aber auch andere Projekte betreuen, stellen enorm große Anforderungen an das Projektmanagement.
Bei LT Ultra sorgt bs one – der digitale Arbeitsplatz – nicht nur dafür, dass diese Anforderungen sehr schlank und effizient IT-technisch unterstützt werden. Von der Projektplanung bis zum Projektabschluss sind alle Aufgaben vernetzt, sämtliche projektrelevanten Informationen stehen zentral zur Verfügung und das Projekt-Reporting und die Projektzeiterfassung sind stets exakt und tagesaktuell.
Unverhofft, aber sehr erfolgreich!
Nach langer Suche das richtige Projektmanagementtool gefunden!
Bei LT Ultra suchte man seit Jahren nach einer Lösung, mit der man die umfangreichen Entwicklungsprojekte, die oft über mehrere Jahre laufen, durchgängig von der Planung bis zum Abschluss organisieren, administrieren und dokumentieren kann. Und das schlank und einfach – inklusive exakter Zeiterfassung. Gleichzeitig stand der mittelfristig unvermeidbare Umstieg auf Microsoft SharePoint im Raum. Der Vorschlag, hierfür auf bs one von baliosoft zu setzen, kam vom langjährigen IT-Betreuer Scherr IT. Dieser war sicher, dass sich die komplexen Strukturen, Abläufe und Dokumentationen der LT Ultra-Projekte effizient in bs one abbilden lassen.
Anfangs etwas skeptisch war das Team rund um Philip Hartmann dann aber nach ersten Präsentationen und Evaluierungen überzeugt und entschied sich für die Einführung von bs one. Dabei standen in der ersten Phase Projektmanagement, Projektreporting und Projektzeiterfassung im Vordergrund – verbunden mit dem dafür unverzichtbaren Dokumentenmanagement.
Eine der Herausforderungen war es, den unterschiedlichen Bedürfnissen aller Projektbeteiligten gerecht zu werden. Ob Projektleiter, Konstrukteure, Führungskräfte oder Fertigungsmitarbeiter: Alle Benutzergruppen haben eigene Aufgaben und Arbeitsweisen, die im digitalen Arbeitsplatz bs one abgebildet wurden. So entstand – lt. Aussage des COO – ein komplexes System, das Aufgaben, Bearbeitungszeiten und Dokumente komplett vernetzt und dabei auch die Sicherheitsrichtlinien von LT Ultra konsequent berücksichtigt.
Die Projektplanung erfolgt weiterhin in Microsoft Project. Die dort erfassten Arbeitspakete und Aufgaben werden phasenweise teilautomatisiert nach bs one übertragen und den jeweiligen Bearbeitern zugewiesen. Auch werden die zugehörigen Dokumente verlinkt. Auf dem PC in der Produktion melden sich die Mitarbeiter mit ihrer Personalnummer an und buchen angefallene Zeiten direkt auf die aktuelle Aufgabe. Dafür wurde die Zeiterfassungsfunktionalität in bs one: uplift mit einer vereinfachten Oberfläche für Mitarbeiter in der Produktion versehen. „Zeiten schreiben“, die ganze Zettelwirtschaft mit den damit verbundenen Ungenauigkeiten ist damit Vergangenheit. Dank exakter Zeiterfassung weiß man genau, wo Aufwände wirklich anfallen – bis hin zur Nachbetreuung nach Projektabschluss, was Kalkulationen im Vertrieb deutlich erleichtert.
Paketweise – jeweils am Wochenende, um Betriebsunterbrechungen zu vermeiden – werden jetzt durch Scherr IT die Projektdaten der letzten 30 Jahren nach bs one migriert. Die bs one: fileserver analysis hatte wesentliche Fallstricke vor der Migration aufgedeckt, sodass diese bereinigt wurden und die Datenübernahme weitgehend reibungslos verläuft. Nach Migration der hochpriorisierten Projekte werden sukzessive alle rd. 4000 Projekte übernommen, um den Single Point of Truth im Projektmanagement zu gewährleisten.
„Der Erfolg im Bereich Projektmanagement hat uns die Richtigkeit unserer Entscheidung für bs one bestätigt. Nach Abschluss der Migration werden wir gemeinsam mit baliosoft und Scherr IT den Einsatz von bs one bei LT Ultra erweitern. Wir sehen noch erheblichen Nutzen, den wir ausschöpfen wollen. Natürlich ist die neue Umgebung anders als die bisher bekannte Explorer-Welt und natürlich stößt man dabei auch auf Nachteile bzw. Überraschungen. Neben allen Vorteilen, die Sharepoint mit sich bringt, bedeutet es an manchen Stellen eine große Umgewöhnung. Aber in diesen Fällen hat baliosoft immer gut beraten und – falls nötig – auch schnell Lösungen gefunden, um Frustration in der Belegschaft zu vermeiden. „Dass das Team um Herr Scherr so erfahren mit den Sharepoint-Lösungen ist, war ein Benefit für uns“, resümiert Philip Hartmann die bisherigen Erfahrungen bei LT Ultra.