synaforce: Als Kunde und Partner erfolgreich mit der bs one Produktfamilie
Unser langjähriger Partner synaforce wird von uns bei der Prozessoptimierung speziell im Bereich Content Management und Kollaboration mithilfe der bs one Produktfamilie unterstützt.
Diese Lösungen kommen nicht nur synaforce selbst sondern auch deren Kunden zugute. Mit der bs one Produktfamilie steht eine zentrale und umfassende Plattform für den Informationsaustausch, die Organisation und die Projektsteuerung auf Basis der Microsoft-Technologie zur Verfügung.
Aufgrund der langjährigen Erfahrungen kennt man bei baliosoft die Stärken, aber auch Schwächen der Microsoft-Technologie sehr genau. SharePoint ist optimal in die MS-Welt integriert, deckt aber nur rund 50 % unserer Anforderungen ab. Mit bs one wird der Funktionsumfang von SharePoint komplettiert, sodass wir schnell, mit wenig Aufwand und ohne Schnittstellenprobleme wesentliche Arbeitsprozesse digital abbilden konnten.
synaforce GmbH, Hofkirchen/DE
synaforce ist einer der führenden IT-Dienstleister und Full Managed Service Provider Deutschlands bei Private, Public & Hybrid Cloud, Mobility, Collaboration, SAP-Hosting und Compliance. Seit 1992 betreut man europaweit Kunden und arbeitet mit globalen Hersteller- & Systemhaus-Partnern zusammen.
bs one & SharePoint im Einsatz bei der Daueraufgabe Optimierung
Konsequente Digitalisierung der Arbeitsprozesse bis zum Handy
In einem gemeinsamen Projekt von synaforce und baliosoft werden die Arbeitsprozesse sukzessive digitalisiert. Die Plattform wurde aus Datenschutzgründen zunächst hybrid betrieben, am 15.11.2022 erfolgte der Go-Live für die Nutzung in der Cloud.
synaforce nutzt die bs one Produktfamilie, um die Arbeitsabläufe zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. Der Hauptfokus liegt auf der Strukturierung unstrukturierter Daten. Die Speicherung von Informationen in komplexen Projekten führt oft dazu, dass wichtige Informationen schwer zu finden sind. Sind sämtliche Daten den verschiedenen Strukturen zugeordnet – ein aufwändiger Prozess, der kurz vor dem Abschluss steht –, wird auf die Nutzung von Dateisystemen verzichtet. Parallel dazu werden auch alle noch papierbasierten Prozesse mit bs onedigitalisiert.
Das Team im Einsatz: bs one: portal & bs one: companion
Wie bei zahlreichen Kunden hat sich das Produkt bs one: portal auch bei synaforce als die zentrale Informationsplattform etabliert, in der alle Informationen unternehmensweit zur Verfügung gestellt werden können. Mit bs one: companion erhalten alle synaforce Mitarbeiter maßgeschneiderte Ansichten der für sie relevanten Informationen. Ob Aufgaben aus Kundenprojekten oder interne Aufträge: Dank des digitalen Arbeitsplatzes am Handy entfallen aufwändige Suchen. Jeder weiß, was zu tun ist, und ist immer auf dem neuesten Stand.
Auch Kunden & Lieferanten profitieren
Geplant ist, das Portal in Richtung Kundenkommunikation weiterzuentwickeln. Ob für unabhängige Terminvereinbarungen, als Plattform für die Besucheranmeldung oder für Onboarding-Prozesse von Kunden – die bs one Produktfamilie bietet zahlreiche Optionen, die Zusammenarbeit mit unseren Kunden effizienter zu gestalten. In kleineren Projekten ist das bereits erfolgreich etabliert. Zukünftig soll bs one: workplace in allen Projekten standardmäßig verwendet werden.
In langfristigen Projekten immer den Überblick bewahren
Im Projektgeschäft kann ein umfassendes Informations- und Kommunikationstool erfolgsentscheidend sein.
Von der Anfrage der Interessenten über erste Termine, Kickoff-Meetings bis hin zur Angebotserstellung vergehen viele Monate. Angebotsanpassungen sind die Regel, weil sich durch Gespräche individuelle Anforderungen und immer wieder Änderungen ergeben. Parallel zur Vertragserstellung durch Anwälte wird die Transitionsplanung durchgeführt. In dieser Zeit fallen Hunderte von Mails an, unzählige Dokumente werden ausgetauscht und verschiedenste Aufgaben sind zu erledigen. Bisher war es kaum möglich, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Durch die Produkte bs one: portal und bs one: workplace stehen diese Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung.
Auch Projekte mit Lieferanten werden mit den Produkten bs one abgewickelt. Ob Zertifizierungen, die Abwicklung von Störmeldungen oder Beschaffung von Fördergeldern, interne oder externe Projekte: Auch hier hat die bs one Produktfamilie wesentlich für Optimierung gesorgt.
Überall dort, wo viele verschiedene Daten und Informationen anfallen, der Informationsaustausch unverzichtbar ist und viele unterschiedliche Tätigkeiten zu bewältigen sind, hat sich die bs one Produktfamilie bei synaforce erfolgreich etabliert.