synaforce: Als Kunde und Partner erfolg­reich mit der bs one Produktfamilie


Unser langjäh­riger Partner synaforce wird von uns bei der Prozess­op­ti­mierung speziell im Bereich Content Management und Kolla­bo­ration mithilfe der bs one Produkt­fa­milie unterstützt.

Diese Lösungen kommen nicht nur synaforce selbst sondern auch deren Kunden zugute. Mit der bs one Produkt­fa­milie steht eine zentrale und umfas­sende Plattform für den Infor­ma­ti­ons­aus­tausch, die Organi­sation und die Projekt­steuerung auf Basis der Microsoft-Techno­logie zur Verfügung.

Peter Hartl Geschäftsführer Hartl Group GmbH

Aufgrund der langjäh­rigen Erfah­rungen kennt man bei baliosoft die Stärken, aber auch Schwächen der Microsoft-Techno­logie sehr genau. Share­Point ist optimal in die MS-Welt integriert, deckt aber nur rund 50 % unserer Anfor­de­rungen ab. Mit bs one wird der Funkti­ons­umfang von Share­Point komplet­tiert, sodass wir schnell, mit wenig Aufwand und ohne Schnitt­stel­len­pro­bleme wesent­liche Arbeits­pro­zesse digital abbilden konnten.

Peter Hartl, Geschäftsführer
HARTL GROUP Firmengebäude
synaforce GmbH Logo

bs one & Share­Point im Einsatz bei der Dauer­aufgabe Optimierung


Die Kernpro­bleme

  • Fehlende Funktio­na­lität in MS Share­Point für verschiedene Anwendungsfälle

  • Hinter­grund­wissen in der Share­Point-Entwicklung fehlt

  • Wieder­holter Bedarf bei eigenen Kunden

  • Aufbau eines eigenen Share­Point-Teams nicht wirtschaftlich

Der Nutzen

  • Wirtschaft­liche Umsetzung von eigenen und Kunden-Anforderungen

  • Content-Management und Colla­bo­ration-Projekte mit MS Share­Point, MS Teams und MS 365 als Teil des gesamten Hosting-Dienst­leis­tungs­an­ge­botes kompetent betreut

  • Optimierung der verschie­denen Arbeits­pro­zesse mithilfe der bs one Produktfamilie

Der Umsetzung

  • Zusam­men­arbeit mit dem Geschäfts­führer Hardy Schett und baliosoft seit rund 20 Jahren

  • baliosoft als verlän­gerte SharePoint-Abteilung

  • Einsatz von bs one zur Abrundung der MS-Funktio­na­lität zur internen Prozessoptimierung

Einge­setzte bs one Module

bs one: portal Software Logo

bs one: portal

bs one: workplace Software Logo

bs one: workplace

bs one: directory Software Logo

bs one: directory

bs one: companion Icon

bs one: companion

Konse­quente Digita­li­sierung der Arbeits­pro­zesse bis zum Handy

In einem gemein­samen Projekt von synaforce und baliosoft werden die Arbeits­pro­zesse sukzessive digita­li­siert. Die Plattform wurde aus Datenschutzgründen zunächst hybrid betrieben, am 15.11.2022 erfolgte der Go-Live für die Nutzung in der Cloud.

synaforce nutzt die bs one Produkt­fa­milie, um die Arbeits­ab­läufe zu digita­li­sieren und effizi­enter zu gestalten. Der Haupt­fokus liegt auf der Struk­tu­rierung unstruk­tu­rierter Daten. Die Speicherung von Infor­ma­tionen in komplexen Projekten führt oft dazu, dass wichtige Infor­ma­tionen schwer zu finden sind. Sind sämtliche Daten den verschie­denen Struk­turen zugeordnet – ein aufwän­diger Prozess, der kurz vor dem Abschluss steht –, wird auf die Nutzung von Datei­sys­temen verzichtet. Parallel dazu werden auch alle noch papier­ba­sierten Prozesse mit bs onedigitalisiert.

Das Team im Einsatz: bs one: portal & bs one: companion

Wie bei zahlreichen Kunden hat sich das Produkt bs one: portal auch bei synaforce als die zentrale Infor­ma­ti­ons­plattform etabliert, in der alle Infor­ma­tionen unter­neh­mensweit zur Verfügung gestellt werden können. Mit bs one: companion erhalten alle synaforce Mitar­beiter maßge­schnei­derte Ansichten der für sie relevanten Infor­ma­tionen. Ob Aufgaben aus Kunden­pro­jekten oder interne Aufträge: Dank des digitalen Arbeits­platzes am Handy entfallen aufwändige Suchen. Jeder weiß, was zu tun ist, und ist immer auf dem neuesten Stand.

Auch Kunden & Liefe­ranten profitieren

Geplant ist, das Portal in Richtung Kunden­kom­mu­ni­kation weiter­zu­ent­wi­ckeln. Ob für unabhängige Termin­ver­ein­ba­rungen, als Plattform für die Besucher­an­meldung oder für Onboarding-Prozesse von Kunden – die bs one Produkt­fa­milie bietet zahlreiche Optionen, die Zusam­men­arbeit mit unseren Kunden effizi­enter zu gestalten. In kleineren Projekten ist das bereits erfolg­reich etabliert. Zukünftig soll bs one: workplace in allen Projekten standard­mäßig verwendet werden.

In langfris­tigen Projekten immer den Überblick bewahren

Im Projekt­ge­schäft kann ein umfas­sendes Infor­ma­tions- und Kommu­ni­ka­ti­onstool erfolgs­ent­scheidend sein.

Von der Anfrage der Inter­es­senten über erste Termine, Kickoff-Meetings bis hin zur Angebots­er­stellung vergehen viele Monate. Angebots­an­pas­sungen sind die Regel, weil sich durch Gespräche indivi­duelle Anfor­de­rungen und immer wieder Änderungen ergeben. Parallel zur Vertrags­er­stellung durch Anwälte wird die Transi­ti­ons­planung durch­ge­führt. In dieser Zeit fallen Hunderte von Mails an, unzählige Dokumente werden ausge­tauscht und verschie­denste Aufgaben sind zu erledigen. Bisher war es kaum möglich, sich schnell einen Überblick zu verschaffen. Durch die Produkte bs one: portal und bs one: workplace stehen diese Infor­ma­tionen auf Knopf­druck zur Verfügung.

Auch Projekte mit Liefe­ranten werden mit den Produkten bs one abgewi­ckelt. Ob Zerti­fi­zie­rungen, die Abwicklung von Störmel­dungen oder Beschaffung von Förder­geldern, interne oder externe Projekte: Auch hier hat die bs one Produkt­fa­milie wesentlich für Optimierung gesorgt.

Überall dort, wo viele verschiedene Daten und Infor­ma­tionen anfallen, der Infor­ma­ti­ons­aus­tausch unver­zichtbar ist und viele unter­schied­liche Tätig­keiten zu bewäl­tigen sind, hat sich die bs one Produkt­fa­milie bei synaforce erfolg­reich etabliert.

Sie haben Fragen?